Enkele weken terug werd ik door mijn man meegenomen om een weekje te gaan skiën. Na jaren van voorstellen wilde hij vorige jaar eindelijk gaan en was direct verslaafd aan het snowboarden. Wij hadden ervoor gekozen om ter plekke ski’s en schoenen te huren voor het gemak.

Tijdens het skiën en hangend aan de lift had ik iedere keer het gevoel alsof de sneeuw stroopte of dat mijn ski’s afremden. Eerst dacht ik dat het mijn indruk was omdat ik al zo lang niet meer geskied had. Maar toen een klas met 10 zeer jonge skiërs (lees hier: een jaartje of 6) me voorbij zoefden terwijl ik op sommige stuken mijn stokken nodig had om vooruit te komen wist ik wel beter.

Dus toch maar terug naar de verhuur met het verzoek om andere ski’s omdat ik met deze niet kon glijden of prettig vooruitkwam. Na wat gesteggel (‘ligt aan de sneeuw die er nu ligt’, etc.) kreeg ik gloednieuwe ski’s van een andere kwaliteit en lengte mee. En wat denk je: ik zoefde over de piste, de bochten gingen soepel en ik had weer contact met de sneeuw en mijn plezier in het skiën werd weer groter: ‘Dit was wat ik vroeger ook ervaren had en waarom ik jarenlang heb gezegd dat ik weer wilde gaan skiën!’.

Maar wat heeft skiën met systemen te maken?

Bij skiën gebruik je ski’s om op een fijne en snelle manier van de piste af te gaan. Het soort ski, de lengte, de manier waarop ze verzorgd zijn, etc. hebben allemaal invloed hierop. Als bedrijf maak je ook gebruik van systemen en tools om jouw bedrijf zo efficiënt mogelijk te laten lopen.

Voor veel onderdelen kies je als bedrijf de tools die voor jou het beste werken of die bepaalde processen versimpelen of zelfs over kunnen nemen. En dat er veel keuze is zie je aan het feit dat je voor bijv. de e-mail al van verschillende systemen gebruik kan maken afhankelijk van wat je wilt. Ga je voor een gewoon e-mailsysteem als Gmail of Outlook, of wil je werken aan een mailinglist met MailChimp of Autoresponder, of wil je vanuit een CRM pakket gaan werken die ook jouw e-mails vanaf de server direct kan ontvangen? Wat je ook wilt doen; voor elke wens zijn er meerdere systemen mogelijk. En behalve voor e-mail zijn er ook nog de projectmanagementtools, website software, boekhoudpakketten, en nog veel meer. En al deze systemen zijn gemaakt om  de processen in jouw bedrijf makkelijker te laten verlopen. 

Maar wanneer je met systemen werkt die niet (meer) bij jou passen, die onderling niet kunnen communiceren of als niet alles binnen de huidige systemen past zullen processen vertragen of vastlopen. Een beetje vergelijkbaar met wat ik merkte toen ik niet de juiste ski’s had.

Hoe vaak evalueer jij de gebruikte systemen?

Iedereen weet dat het pakket dat je destijds koos toen de beste keuze was. Maar is dat nog wel zo? Misschien is er door alle ontwikkelingen en verbeteringen in software en tools wel een leverancier opgestaan die nu veel beter bij jou past. Maar om er echt achter te komen zal je wat tijd vrij moeten.

Ik raad je aan om de software en tools die je nu gebruikt eens onder de loep te nemen en jezelf de volgende vragen te stellen:

  • Wat wil ik met alle systemen samen bereiken?
  • Kan dit pakket nog steeds alles wat ik wil?
  • Welke eisen stel ik nu aan een pakket voor functie X of optie Y?
  • Zijn er een vergelijkbare of betere opties op de markt?
  • Is dit software die in de Cloud staat of moet het op een computer of laptop geïnstalleerd worden?
  • Wat zijn de kosten van de verschillende pakketten?
    (denk ook aan benodigde tijd om te installeren en leren werken ermee naast de abonnementskosten)
  • Kan ik samenwerken binnen deze tool?
    (Met jouw klant of wanneer je een VA gaat inhuren of een medewerker in dienst nemen; kan je dan nog wat je nu zoekt)
  • Is het koppelbaar met andere software of tools waar ik mee werk?
    (kan er gemakkelijk informatie over van het ene stukje software naar de andere)
  • Hoeveel werk is het als ik zou overstappen?
  • Hoe lang loopt het abonnement van mijn huidige pakket nog? (bij betaalde pakketten kan het zijn dat het abonnement jaarlijks met 1 jaar verlengd wordt)

Terwijl je hiermee bezig bent is het handig om gelijk een softwarelijst te maken. In deze lijst zet je o.a. welke software waarvoor gebruik wordt, de looptijd van het abonnement, de kosten van het abonnement en natuurlijk andere informatie die jij belangrijk vindt. Met deze lijst kan je redelijk eenvoudig nagaan waar je mee werkt en tot wanneer het abonnement loopt. Maar je kan ook direct zien of er ergens nog een tool of optie ontbreekt. En wanneer er een teamlid bijkomt kan je dit document ook tonen om te laten zien hoe je werkt.

Heb je een tool waarmee je wilt blijven werken omdat je tevreden bent of omdat het branchegerelateerd is? Zoek eens uit of je een jaarbedrag kan betalen i.p.v. een maandbedrag. Veel bedrijven geven je 1-2 maanden korting als je per jaar betaald. En dan krijg je een echte win-win situatie; zij een tevreden klant en jij minder kosten met datgene waar je ook mee wilt werken.

Algemene Voorwaarden | Privacyverklaring