Wanneer je met een privéauto ook zakelijke ritten rijdt, dan wil je dat de kosten hiervan ook aan jou vergoed worden door jouw bedrijf. Maar wist jij al dat je naast de kilometer-vergoeding ook een deel van de BTW over de autokosten zakelijk mag terugvragen? Dit is met toestemming van de belastingdienst, maar je moet er wel wat voor doen. Jij moet het namelijk allemaal kunnen aantonen met: een rittenregistratie, bonnetjes, berekening, etc.
Vastleggen is key
Om op basis van de juiste informatie vast te stellen welk bedrag je terug mag vragen en/of declareren is het van belang dat je alle informatie verzameld en vastlegt.
1. Kilometerregistratie bijhouden
Hou de zakelijke gereden kilometers bij. Je wilt echter niet alleen weten hoeveel zakelijke kilometers je gereden hebt, maar ook wat het aandeel hiervan is in de totale kilometers die de auto in een jaar heeft gereden. Waarom? Dat leg ik je uit in punt 3.
2. Bewaar alle bonnen van de kosten van de auto waarmee je gereden hebt.
Dit gaat om brandstof, onderhoud, parkeren, de wasstraat, olie, ruitenwisservloeistof, etc. Dit mogen ook foto’s of scans van de bonnen en facturen zijn.
3. Vraag de BTW terug over het zakelijke deel van de autokosten.
Je mag van het totaal aan BTW uit alle opgetelde bonnen uit punt 2 alleen het zakelijke deel aan BTW terugvragen (het gevonden percentage). Het makkelijkste is om dit bij de laatste BTW aangifte van het jaar terug te vragen. De kosten mag je niet aftrekken wanneer je met deze constructie werkt: een vergoeding voor deze kosten ontvang je bij punt 4.
4. Betaal jezelf de kilometervergoeding uit.
Op basis van het gevonden aantal zakelijke kilometers mag je €0.21 per kilometer (sinds 01.01.2023) terugvragen van jouw bedrijf. Dit bedrag mag je op basis van jouw declaratie aan jezelf uitbetalen; het is immers een vergoeding voor ‘voorgeschoten kosten’. Dit bedrag geldt wel als kosten in jouw bedrijf en verlaagt daarmee de winst.
Wat mag niet?
Ondanks dat je best veel mag om jouw privé autokosten te declareren zijn er ook een aantal dingen niet toegestaan zijn.
- woon-werkverkeer zijn géén zakelijke kilometers voor de BTW.
- Rijd je met meerdere voertuigen dan moet je dit voor elk voertuig apart registreren.
- Je mag alleen BTW terugvragen als je diensten hebt die BTW belast zijn. Heb je zowel belaste als vrijgestelde diensten dan mag je maar een deel van het bij punt 1 gevonden percentage gebruiken. Je mag nog steeds de volledige kilometervergoeding declareren.
- Val je onder de KOR (je hoeft geen BTW te berekenen naar jouw klanten o.b.v. de aangevraagde vrijstelling) dan mag je helaas géén BTW over je autokosten terugvragen. Je mag wel de kilometervergoeding declareren.
Duizelt het je?
'DriveSmart: Maximale Vergoeding voor Zakelijke Ritten'
Tijdens deze mini-training leer je meer over wat wel en niet mag
wat betreft het ontvangen van een vergoeding voor
het zakelijk gebruiken van jouw privé auto.
Incl. een unieke tool voor het berekenen van jouw vergoedingen.
Ik ben Bianca van der Zwet, Profit First Professional, jouw externe CFO of cijfer-partner.
Ik help je met het bereiken van jouw doelen zoals meer winst, meer rust en meer automatiseren. Dit kan o.a. via mijn groepsprogramma ‘Groeien met Winst’, 1-op-1 trajecten op maat of een VIP dag.
