Als ondernemer krijg je te maken heel veel nieuwe termen en gewoonten. Soms lijkt het zelfs alsof je een nieuwe taal moet leren. Een taal waarvan je vaak de vertaling nog niet kent, laat staan dat je weet wat je moet doen.

Het belangrijkste in deze taal is wel die van de belastingdienst, want die is het lastigst én heeft bij fouten de meeste impact op zowel zakelijk als privé. Want er zijn niet alleen extra belastingen waar je mee te maken krijgt als ondernemer, maar er zijn ook andere manieren waarop je hiermee om moet gaan.

Zolang je bij een werkgever in dienst bent betaald hij belasting over jouw loon; de zgn. loonbelasting. Deze belasting betaal jij als ondernemer pas wanneer de winst is vastgesteld en de aangifte inkomstenbelasting wordt gedaan.

Hiernaast krijg je ook te maken met de omzetbelasting oftewel de BTW. Deze regels zijn weer anders omdat je alles zelf moet berekenen en verplicht elk kwartaal een aangifte hiervan moet doen.

Maar hoe ziet dat nu met de omzetbelasting?

Is het nu omzetbelasting of BTW?

De eerste verwarring ontstaat vaak al bij de naam van deze belasting omdat er twee namen voor gebruikt worden.

1. Omzetbelasting: belasting die gerekend wordt over de omzet
2. BTW: belasting over de toegevoegde waarde 

Beide termen betekenen hetzelfde: er wordt belasting berekend over de verkoopwaarde van een dienst of product. Beide woorden mogen door elkaar gebruikt worden. 

oorbeeld:
Jij werkt voor een andere ondernemer en het hebt een uurtarief van €55 besproken.
Als ondernemers onderling praat je altijd in prijzen excl. BTW. Dit is omdat feitelijk de meeste ondernemers altijd de BTW terug mogen vragen in de BTW aangifte (zie uitleg verderop).

Je hebt 20 uur werk verricht en mag deze nu factureren. Op de factuur komt het volgende te staan: 

21%, 9%, 0%, vri jgesteld of verlegd?

Het standaard BTW tarief dat in Nederland gebruikt wordt is 21%.

Maar over sommige diensten en producten (waaronder eten en drinken, stucadoorswerk) mag 9% gerekend worden. En er zijn ook diensten die onder 0% vallen. En zo zijn sommige vormen van onderwijs vrijgesteld voor de BTW of vallen deze onder het lagere 9%.

Daarnaast is er een uitzonderingsregel in de bouw; zo mogen aannemers en bouwvakkers de BTW onderling verleggen en hoeft enkel aan de eindklant (particulier) BTW in rekening gebracht worden. Verleggen houdt in dat je op de factuur het BTW nummer van jouw klant/opdrachtgever vermeldt, geen BTW op de factuur zet en de tekst toevoegd: BTW verlegd. Op basis van het bovenstaande voorbeeld zou dan het Totaal te voldoen €1100 zijn.

Welk tarief jij dient te gebruiken is afhankelijk van meerdere factoren waaronder aan wie je levert en wat je levert. Weet je het niet zeker? Neem dan contact op met een expert (boekhouder, belastingconsulent of accountant) of vraag per brief antwoord aan de belastingdienst. 

Hoe werkt de BTW aangifte (of aangifte omzetbelasting)?

Als jij werk verricht of producten verkoopt waarover jij BTW berekent aan jouw klanten in Nederland dan zal je een elk kwartaal een BTW aangifte moeten doen. Het kan ook zijn dat je dit maandelijks of maar 1 keer per jaar hoeft te doen. De belastingdienst bepaalt dit en stuurt jou daar een brief over met als onderwerp: aangiftetijdvak.

Bij een maand- of kwartaalaangifte zal je binnen 1 maand na afloop van de periode de aangifte moeten indienen én betalen. Bij een jaaraangifte heb je 2 maanden de tijd hiervoor.

Maar ook hier gelden weer wat aparte regels:

1. Als je BTW vrijgestelde diensten levert dan mag je geen BTW over de inkopen terugvragen. Deze BTW mag je als kosten boeken.
2. Lever je diensten met BTW en vrijgestelde diensten dan mag je maar een deel van de BTW over de inkopen terug vragen. Dit dient in verhouding zijn met het deel belaste omzet van de totale omzet.
3. Niet over alle kosten mag je de BTW terugvragen. Heb je in café gegeten met een (potentiële) klant: dan mag je de BTW niet terugvragen. 
4. Heb je in het buitenland iets gekocht voor je bedrijf en is er lokale BTW over berekent: deze BTW mag je niet in Nederland terugvragen (het is immers geen Nederlandse BTW; hier zijn andere opties voor)
5. Heb ervoor gekozen om gebruik te maken van de ODOV (nieuwe KOR regeling) dan mag je geen BTW in rekening brengen en geen BTW terugvragen. Pas wanneer je over de €20.000 omzet gaat mag je BTW op jouw facturen zetten én terugvragen. Je dient wel zelf de belastingdienst te laten weten dat je over de €20.000 heengaat en jouw BTW nummer weer geactiveerd moet worden (zoals zij dit noemen).
   

Voorbeeld:
Je mag per kwartaal een BTW aangifte doen dan ga je als volgt te werk:

1. de aangifte omzetbelasting gaat altijd uit van de datum op de bon of de factuur.
je kijkt niet naar de datum waarop je betaald hebt of wanneer je het geld van je klant hebt ontvangen
2. Je telt elke omzetsoort bij elkaar op net zoals de bijbehorende BTW
3. Je telt de BTW op van al jouw inkopen in de betreffende periode
4. Met deze informatie vul je de BTW aangifte in. 

 In dit voorbeeld is geen rekening gehouden met verkopen aan en inkopen van landen buiten Nederland. 

Doorgeefluik voor de omzetbelasting!

Het verschil tussen wat je aan BTW ontvangen en betaald hebt in bijv. een kwartaal moet je betalen aan de belastingdienst. Soms krijg je geld terug, maar bij een goedlopend bedrijf of wanneer je weinig kosten hebt zal je moeten betalen.

Tel je alles bij elkaar op: ontvangen BTW, betaalde BTW en afgedragen BTW dan kom je in een jaar tijd op €0 uit. Je bent namelijk een doorgeefluik voor de omzetbelasting.

Jij berekent en int BTW voor de belastingdienst en moet dit ook aan hen betalen.
Oftewel: BTW is niet jouw geld!

Met de juiste kennis over de omzetbelasting wordt ondernemen een stuk duidelijker. En hou jij jouw administratie netjes en correct bij in een online boekhoudpakket dan wordt de BTW aangifte een fluitje van een cent. Het wordt namelijk zo eenvoudig als een paar klikken om deze in te dienen!